Jak zmienić wielkość i strukturę kosztów w firmie?

W dzisiejszych zmiennych i niepewnych czasach wiele przedsiębiorstw podejmuje próbę zmiany wielkości i struktury kosztów. Jej przyczyną jest zwykle spadający przychód lub przez dłuższy czas utrzymujący się brak osiągania założonych celów finansowych. Szczególnie wobec trudnej sytuacji gospodarczej oraz niewielu możliwości rozwoju usług, firmy decydują się na „cięcie” kosztów jako jedyne możliwe rozwiązanie poprawy sytuacji. 

Takie działania jednak muszą być poprzedzone audytem przedsiębiorstwa i rzetelną analizą struktury kosztów. W przeciwnym wypadku sytuacja finansowa firmy może znacznie się pogorszyć, ponieważ restrukturyzacja kosztów zawsze jest powiązana ze zmianami w innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mocne cięcia w newralgicznych punktach działalności mogą zniszczyć najsilniejsze obszary funkcjonowania firmy, na przykład współpracę z kluczowymi interesariuszami, terminowość lub jakość produktów. 

Czym jest analiza kosztów

Pierwszym krokiem do zrobienia wnikliwej analizy jest identyfikacja źródeł powstawania kosztów i oceny ich rentowności, która zawsze powinna odnosić się do aktualnych standardów technologiczno-biznesowych. W efektywnie działającym przedsiębiorstwie konieczne jest ciągłe dostosowywanie wypracowanych metod do szybko zmieniającego się pod względem ekonomicznym, prawnym i społecznym otoczenia. W praktyce często zdarza się, że firmy nie weryfikując aktualnej sytuacji, przepłacają za niektóre usługi, na przykład Internet, księgowość czy ubezpieczenia. Najczęściej popełniane błędy to:
• przerosty kadrowe,
• przestarzałe technologie,
• nadwyżki materiałowe lub majątkowe, których koszty utrzymania są bardzo wysokie, 
• niska skuteczność sprzedaży,
• niekorzystne kontrakty.
Z analizy powinny wynikać rozwiązania alternatywne, korzystniejsze pod względem finansowym, które stanowią punkt wyjścia do przeprowadzenia zmian.

Najczęstsze taktyki zmian

Jedną z najbardziej skutecznych metod zmian wielkości i struktury kosztów w ramach restrukturyzacji firmy jest przyporządkowanie ich do funkcjonalności wartości użytkowej dla klientów i kluczowych interesariuszy. Polega ona na zachowaniu parametrów i standardów związanych z relacjami z głównymi interesariuszami. Dzięki temu dokonywane zmiany nie doprowadzą się do pogorszenia stosunków z nimi, kryzysu wizerunkowego, a dalej pogorszenia sytuacji finansowej. Trzeba pamiętać także, aby działania związane ze zmianą wielkości i struktury kosztów były zgodne z obowiązującym przepisami i standardami prawnymi.